Photo: Vijeće studenata veleučilišta i visokih škola RH
Press konferencija je jedan od najzanimljivijih alata u sferi odnosa s javnošću. Koristimo je kada želimo da naša poruka odjekne u medijima jer se obraćate većem broju medija u isto vrijeme. No, samoj presici treba pristupiti vrlo oprezno jer ona može biti dvosjekli mač ako je loše pripremljena.
Prije same pripreme razmislite što imate za reći i je li konferencija za novinare najbolji alat za prenijeti takve informacije. Ako imate bitne i medijima zanimljive vijesti i želite ih prenijeti velikom broju ljudi, tek onda iskoristite taj alat (krizne situacije su specifične – presica je u tim slučajevima preporučljiva).
To je, kao ključnu činjenicu, potvrdio i dekan Visoke škole za komunikacijski menadžment Edward Bernays, Damir Jugo: „Pri razmišljanju o organizaciji konferencije za novinare postavite si pitanje: „Ima li njezina tema vrijednost vijesti koja opravdava da novinari odvoje dva sata svog vremena da bi konferenciju novinarski obradili?. Ako je odgovor na to pitanje sve osim čvrstog „DA“, nemojte je organizirati, već upotrijebite drugi alat koji zahtijeva znatno manje novinarovog vremena.“
Prije press konferencije
Krenite od definiranje ključnih poruka. Što god htjeli reći, držite se starog PR pravila da ni jedno izlaganje ne bi trebalo imati više od tri ključne poruke, kako se ono što želite prenijeti ne bi pogubilo u mnoštvu irelevantnih informacija.
Nakon toga odredite vrijeme i mjesto. Raspitajte se kod vaših kontakata u medijima kada su zakazane ostale konferencije kako ne biste održali presicu isti dan ili sat kad i npr. Vlada RH, gdje će većina medijskog prostora biti popunjena i vaša presica neće postići zadane ciljeve. Što se tiče vremena održavanja press konferencije, ciljajte na ranije jutarnje sate između 9 i 11 sati kako bi vaše poruke mogle biti što duže u medijskom prostoru.
Neka vaša press konferencija nema više od tri govornika koji će imati unaprijed dogovorene teme o kojima će pričati ili pitanja na koja će odgovarati (npr. pravnik će odgovarati na sva pitanja vezana za pravni aspekt neke teme) te moderatora (najčešće djelatnik iz sektora odnosa s javnošću zbog poznavanja rada s medijima) koji će voditi konferenciju.
Pozivnica za press konferenciju, koja sadrži protokol, mora biti poslana najmanje tri dana prije samog održavanja kako bi novinari mogli isplanirati svoje obaveze. Nakon odaslane pozivnice za medije, sljedeći obavezni korak je takozvani follow up, kojim ćete provjeriti u redakcijama jesu li zaprimili vaše pozivnice i njihovo mišljenje o istoj, tako da ćete otprilike znati koliko novinara očekivati na samom događaju. Također, dodatna provjera ujutro, netom prije konferencije za novinare često je preporučena u svim stručnim literaturama.
Pripremanje izabranih govornika najčešće je najteži dio u procesu pripreme. Pri odabiru govornika, pazite poznaju li dovoljno dobro teme o kojima će govoriti, mogu li izdržati pritisak i strah javnog nastupa te mogu li svojim nastupom kvalitetno prenijeti ključne poruke i ostaviti željeni dojam u javnosti. U procesu treniranja vaših govornika analizirajte sve moguće scenarije, pogotovo neželjene scenarije u obliku neugodnih pitanja koja bi im novinari mogli postaviti. Pripremite s govornicima odgovore na sva neugodna pitanja koja smatrate da bi vas mogla snaći kako vaše ključne poruke ne bi bile izgubljene u nespretnoj reakciji ili neartikuliranom odgovoru.
Također, novinari vole imati sve materijale u rukama na samom događaju tako da se dodatno potrudite pripremiti press kit u kojemu će se naći unaprijed pripremljen kratki izvještaj s konferencije koji bi mogao pomoći novinaru u pisanju vijesti. Ako imate pripremljena izlaganja, također ih priložite uz ostale materijale kako bi novinari mogli citirati vaše govornike i tako bolje prenijeti ključne poruke. Dodatne informacije poput statistika ili činjenica, koje su potrebne kako bi novinar bio bolje upućen u temu, moraju se naći u press kitu. Fotografije s presice najčešće se u dogovoru s novinarima šalju odmah nakon događaja, ali ako imate kvalitetne fotografije od prije koje odgovaraju tematici, slobodno ih priložite uz ostatak informacija.
Dan održavanja press konferencije
Na dan održavanja press konferencije, preporučljivo je u dvoranu koju ste rezervirali doći najmanje sat vremena prije kako bi govornici osjetili atmosferu i kako bi prošli zadnje pripreme. Provjerite je li tehnička podrška ispravna, jesu li svi ugodno smješteni, je li vizual tj. pozadina kakvu vi želite i sve ostale male detalje koje možete smisliti.
Dočekajte novinare, imajte listu na koju će se novinari potpisati i ostaviti svoje kontakte, uručite im press kit, nemojte kasniti više od pet minuta i ono najvažnije, neka konferencija ne traje dulje od 45 minuta.
