Komuniciraj uvjerljivo, prezentiraj samopouzdano te razvijaj produktivne poslovne odnose i na virtualnim platformama
Aktualne svjetske okolnosti tjeraju nas da se povežemo jedni s drugima više nego ikada. Iako se čini da je svijet stao i da većinu svojih svakodnevnih aktivnosti ne možemo obavljati na uobičajen način, ono što možemo jest iskoristiti ovo stanje svojevrsne zamrznutosti kako bismo radili na poboljšanju kvalitete odnosa, suradnje i načina komunikacije.
Nikada nije bilo važnije da se kao pojedinci, kolege i zajednica uvažavamo, razumijemo, podržavamo i razvijamo empatiju jedni za druge, a proces koji nam upravo to omogućuje u ovim okolnostima jest virtualna komunikacija.
Većina organizacija mudro se odlučila svoje aktivnosti poput sastanaka te drugih poslovnih događanja prebaciti na virtualne platforme u ovim izazovnim okolnostima. „Novim normalnim“ omogućio se nastavak i opstojnost mnogih poslovnih aktivnosti. No, promjena uobičajenih komunikacijskih kanala postavila je nove komunikacijske izazove s kojim se sada svakodnevno susrećemo na raznim virtualnim platformama poput Zooma, Teamsa i Google Meeta. Recentna istraživanja ukazuju da ovakav vid komunikacije, ako se učinkovito ne koristi, može uzrokovati dodatni stres, umanjiti učinkovitost, potkopati samopouzdanje te izazvati osjećaj izoliranosti. S druge strane, virtualna komunikacija pruža nam prednosti poput mogućnosti povezivanja na bilo kojem mjestu i u bilo koje vrijeme, održavanja kontinuiteta poslovanja, brzog dijeljenja dokumenata i materijala, bržeg načina rješavanja poslovnih prioriteta te osnaživanja poslovnih odnosa.
Kako bismo i dalje mogli voditi konstruktivne poslovne razgovore i sastanke, umanjiti prepreke, a usto iskoristiti sve prednosti komunikacije na virtualnim platformama, preporučam slijediti pet smjernica koje vam u tome mogu pomoći.
1. Uključite kameru
Jedna od najvažnijih prednosti virtualne komunikacije jest upravo mogućnost održavanja videopoziva ili videosastanaka. Često znam svojim klijentima reći: ”Ako niste uključili kameru, onda niste na sastanku.” Naime, češće i lakše ćemo izgubiti pažnja ili odlutati ako se međusobno ne vidimo. Štoviše, iznimno je teško ostati usredotočen samo na ono što se izgovara, pogotovo ako sastanak dulje traje. ”Slika” nam omogućava da zaista uspostavimo međusobni kontakt najsličniji onom stvarnom fizičkom. Koristeći sve svoje komunikacijske elemente poput izraza lica, kontakta očima ili geste, koji su često ključni za pravilno razumijevanje izrečenog, osiguravamo cjeloviti prijenos poruke. Kada se možemo vidjeti s našim sugovornicima i opažati njihove reakcije, tada smo sami u stanju korigirati ili nadopuniti svoje poruke u slučaju da nas oni ne razumiju ili se pak možemo dodatno uskladiti u slučaju da ih ono što čuju zbunjuje. Na taj ih način najbolje možemo i angažirati da se priključe razgovoru i potaknuti ih na konstruktivnu raspravu. Zato ohrabrite sve sudionike na uključivanje kamera kako biste stvorili učinkovito ozračje ”bivanja” na sastanku.
2. Savladajte tehničke prepreke brzo i efikasno
I dalje su nam ostali isti komunikacijski izazovi – od toga kako uspostaviti kontakt očima, kako slušati do toga kako voditi dijalog, a ne monologe. No, sada nam tehnička razina komunikacije može dodatno stati na put uspostavi razumijevanja. Evo kako se možete brzo i jednostavno organizirati kako bi ova tehnička komunikacijska čuda funkcionirala i za vas:
- postavite računalo tako da vam kamera bude u razini vaših očiju i gledajte u kameru kako bi vaš sugovornik imao osjećaj da gledate u njega
- pozicionirajte se tako da vam primarni izvor svjetlosti (prozor, lampa) bude iza vašeg računala i što više usmjeren prema vama kako bi vam se što bolje osvijetlilo lice i bolje vidjeli vaši izrazi lica
- pripazite da niste previše ”u kadru” ili pak da vam se samo glava vidi, zato se postavite tako da ste udaljeni za dužinu vaše ruke od računala
- pobrinite se za kvalitetu zvuku jer je najvažnije da vas jasno, razgovijetno i dovoljno glasno mogu čuti vaši sugovornici, što znači da će vam možda trebati slušalice pa ih svakako imajte pri ruci
- otklonite sve moguće zvukove koji bi mogli ometati, kao i sve što bi u vašoj pozadini moglo odvlačiti pažnju.
- zamolite sve sudionike da ugase mikrofone za vrijeme dok slušaju i ne govore.
3. Komunicirajte uvjerljivo
Kako biste postigli jednaku razinu sigurnosti i uvjerljivosti dok virtualno komunicirajte, pripazite na način sjedenja, gestikulaciju i način govora, ali i na odjeću.
Sjedite uspravno s obje noge na podu kako biste što pravilnije disali te bolje upravljali svojim glasom. Lagano se nagnite naprijed kako biste ostavili dojam angažiranosti.
Vaš glas postaje najvažniji alat za virtualno vođenje sugovornika kroz sadržaj. Govorite nešto sporije nego inače zbog potencijalnog tehničkog kašnjenja zvuka. Potrudite se govoriti i nešto razgovjetnije nego inače kako bi vas se što bolje razumjelo. I ne zaboravite na važnost pauze kako biste omogućili svojim sugovornicima vrijeme da što bolje obrade i integriraju vašu poruku.
Gestikulirajte, ali nešto sporije i simetričnije nego u uobičajenoj komunikaciji jer kamera ne voli nagle pokrete. Nemojte nikako pomisliti da se ne smije gestikulirati jer ćete time uskratiti svoje sugovornike za boljom vizualizacijom i strukturom izrečenog, a sebi uskratiti mogućnost boljeg formuliranja misli u govor.
Neovisno o tome radite li od kuće ili na nekoj drugoj lokaciji, odjenite se ipak donekle poslovno ili u stilu koji bismo nazvali business casual. Time ćete ostaviti dojam profesionalnosti, ali i pomoći svojem mozgu da se što prije stavi u business mode.
4. Zadržite živost i učinkovitost pravih susreta
Kako biste zadržali živost i učinkovitost pravih susreta umjesto da zapadnete u zamarajuće monologe, smanjite trajanje prezentacija i što više stvarajte prostor za konstruktivno sudjelovanje svih prisutnih na virtualnom sastanku.
Naime, istraživanja su nam pokazala da nakon slušanja istog govornika pet do sedam minuta u kontinuitetu značajno opada pažnja prisutnih.
Zato svakih pet minuta uključite svoje sudionike tako da im postavite pitanje ili ih pozovite da komentiraju izrečeno. Ako su kamere svih sudionika uključene, to će svakako olakšati njihovo aktivno sudjelovanje. No, moguće je da ćete trebati uložiti malo više truda no inače kako biste potaknuti ljude na sudjelovanje u ovoj komunikacijskoj formi. Zato unaprijed pripremite određena pitanja koja bi mogla zainteresirati sudionike da daju svoj doprinos ili pak unaprijed najavite određenim osobama kako biste voljeli čuti njihova promišljanja na tu temu. Ako sudionici unaprijed znaju što se od njih očekuje na sastanku, koja je njihova uloga, a ujedno i njihova odgovornost, onda će vaši virtualni sastanci postati živahne i, još važnije, konstruktivne diskusije koje će ne samo ostaviti dojam kao da ste zajedno u istoj prostoriji nego i iznjedriti inovativne prijedloge te održive dogovore.
5. Odolite zovu mita zvanog komunikacijski multitasking
Svi smo povremeno krivi za ovu zabludu zvanu komunikacijski multitasking koja se odnosi na istovremeno komuniciranje na raznim platformama. Obilje informacija i interakcija glavno je obilježje svijeta u kojem živimo, a u doba krize još se uvećalo. Nikad više nego sada nismo bili bombardirani mailovima, porukama, telefonskim pozivima i virtualnim sastancima. Iz želje da budemo što učinkovitiji često zapadamo u zabludu da ćemo na sastanku biti produktivniji istovremeno odgovarajući na silinu mailova i poruka. No, upravo nas ta dobra namjera tjera da činimo komunikacijske propuste jer ono vrijeme koje sada uložimo u kvalitetno sudjelovanju na sastanku ili u razgovoru, štedi vrijeme koje ćemo kasnije morati uložiti kako bismo ispravili nesporazume, dodatno se pojašnjavali ili opetovano imali razgovore na istu temu.
Zato odolite zovu komunikacijskog multitaskinga jer je on samo mit i omogućite si konstruktivnu prisutnost. Dok sudjelujete na virtualnom sastanku, ugasite sve moguće notifikacije koje vam dolaze i isključite sve aplikacije i programe kojima se ne koristite za potrebe sastanaka. Funkcija ”ne ometaj” s razlogom je osmišljena na našim pametnim uređajima, stoga joj udahnite život što češće, a sebi samosvjesnu prisutnost ne samo slikom već i duhom. Budite obzirni prema vlastitom, ali i tuđem uloženom vremenu i vjerujte mi da će usluga biti uzvraćena.
Ove izazovne situacije u kojima se trenutno nalazimo još jednom su pokazale kako upravo komunikacijom možemo premostiti mnogo toga. Zato iskoristite ovo vrijeme kako biste dodatno upregnuli svoje komunikacijske potencijale, unaprijedili svoje načine izražavanja, uvažavanja i uspostavljanja razumijevanja te izbrusili novu vještinu komuniciranja na virtualnim platformama. Time ćete se osnažiti kako biste se bilo kada i u bilo kojoj situaciji mogli osloniti na najmoćniji alat koji posjedujete – vaše umijeće komuniciranja.
